Bestäm vad en första förfrågan ska räcka till.
Vill ni kunna avgöra om arbetet ligger inom ert område, ringa tillbaka eller boka ett platsbesök? Utgå från det beslutet när ni väljer frågor. Ett första meddelande behöver sällan innehålla samma detaljer som en färdig arbetsbeskrivning.
Skriv nära formuläret vilka tjänster ni tar och var ni arbetar. Förklara också att förfrågan följs av en bedömning: ett inskickat formulär är inte i sig en färdig offert eller en bokning. Ange bara en svarstid som ni har förutsättningar att hålla.
En fältchecklista att lämna till webbyrån.
Det här är Noleras startförslag. Markera för varje fält om det behövs direkt eller kan tas i nästa samtal. Be kunden beskriva sådant den kan veta; tekniska mått och materialval kan behöva bedömas tillsammans med er.
- Typ av arbete: använd era vanliga tjänstenamn och ett alternativ för den som är osäker. Förklara kort vilka uppdrag ni inte tar.
- Plats: fråga först efter ort eller postnummer om det räcker för att bedöma arbetsområdet. Begär fullständig adress först när den behövs.
- Kort beskrivning: fråga vad kunden vill få gjort och hur det ser ut i dag. Ge ett enkelt exempel anpassat till ert yrke.
- Omfattning: be om ungefärlig yta, antal eller berörd del när det hjälper bedömningen. Gör det möjligt att svara att man inte vet.
- Tid: fråga när kunden önskar arbetet utfört. Presentera detta som ett önskemål, utan att lova en ledig tid.
- Kontakt: fråga efter namn och en användbar kontaktväg. Om mejl eller telefon räcker, kräv inte båda utan ett tydligt skäl.
- Bilder: om ni behöver dem, ange en separat väg för att skicka dem efter första kontakten. Bilduppladdning på hemsidan kräver ett särskilt beslut om funktion och hantering.
Låt kunden fråga även när formuläret inte passar.
Visa telefon och mejl intill formuläret. För brådskande frågor kan ni hänvisa till telefon under era verkliga telefontider. Skriv om ni tar sådana jobb; skapa ingen akutväg som verksamheten inte kan bemanna.
På mobilen ska fältnamnen finnas kvar när kunden skriver. Använd begripliga feltexter och visa vilket fält som behöver rättas. Kontrollera att tangentbordet passar telefonnummer och mejladress, att knappen går att nå och att ett långt meddelande inte gör sidan svår att använda.
Visa ett ärligt kvitto och en väg när något går fel.
Skilj mellan att förfrågan har tagits emot och att någon har läst den. Bekräftelsen bör säga vad som faktiskt hände, vad nästa steg är och vilken kontaktväg kunden kan använda vid frågor. Visa inte ett mottagningskvitto innan systemet har godkänt förfrågan.
Om överföringen misslyckas, säg det tydligt och låt kunden behålla texten när det går. Visa telefon eller mejl som alternativ. Om systemet bara vet att behandlingen påbörjats ska det inte påstå att meddelandet levererats till er inkorg.
- Testa en vanlig förfrågan och kontrollera att den når rätt mottagare.
- Testa saknade fält, felaktig mejladress och ett misslyckat försök.
- Kontrollera bekräftelsen och vem som tar hand om ärendet efteråt.
Bestäm hantering av spam och personuppgifter.
Be leverantören beskriva hur upprepade automatiska försök begränsas och hur en riktig kund kan få hjälp om ett skydd stoppar formuläret. Undvik att göra ett svårt bildpussel till kundens enda kontaktväg. Bestäm också vilka personer som ska ha tillgång till förfrågningarna.
IMY anger att personuppgifter ska ha ett tydligt ändamål och inte samlas in i större omfattning än nödvändigt. Spara dem inte längre än ändamålet kräver. Bestäm rutiner för tillgång och gallring, och gör informationen om behandlingen lätt att hitta nära formuläret.
Ni behöver välja rättslig grund innan uppgifter samlas in. IMY framhåller att samtycke inte alltid är lämpligt. En obligatorisk ruta som säger att kunden godkänner GDPR ersätter därför inte era beslut och rutiner. Undvik att efterfråga personnummer eller känsliga uppgifter i första offertförfrågan utan ett klarlagt behov.
Gör mottagning och omfattning till en del av beställningen.
Utse vem som läser förfrågningar, vem som ersätter vid frånvaro och hur obesvarade ärenden följs upp. Gå igenom vilka frågor ni ofta måste komplettera. Ändra sedan fälten utifrån verkliga behov, så att formuläret stöder ert arbetssätt.
Noleras upplägg från 299 kr per månad exklusive moms gäller 1–5 informationssidor och standardkontakt inom avtalad leverans. Egna offertflöden, bilduppladdning, automatisk prisberäkning och integrationer behöver bedömas och offereras separat. Beskriv önskad funktion före beställningen.
Vanliga frågor
Måste kunden fylla i alla uppgifter direkt?
Kräv sådant ni behöver för en första bedömning och kontakt. Ta kompletteringar i samtalet när kunden inte kan känna till svaret.
Ingår ett anpassat offertformulär i grundpriset?
Standardkontakt ingår inom avtalad leverans. Fält, bilagor, beräkningar och kopplingar behöver avgränsas innan ni får besked om omfattning och pris.
Hur vet vi att formuläret fungerar?
Följ en testförfrågan hela vägen till mottagaren. Kontrollera även felvägen och att någon faktiskt ansvarar för uppföljningen.